わかりやすい文書を書くための4つのステップ
なっかなかわかりやすい文章って書くのが難しい。にも関わらず、メールにしろ、報告書にしろ、プレゼンにしろ、自分の言いたいことを文章にして現すという行為は、仕事で絶対に必要な技術だから困る。さらに言えば、その技術が一向に成長する気配がないのも悲しい。
というわけで、わかりやすい文書を書く考え方や技術の指南書と言われている「考える技術・書く技術」の再々読してみた。せっかく海外にいるということで、原書もいっしょに読み進めることにする。
そもそもわかりやすい文書とはなんなのか？
著者の回答は、「論理構造が明快であり、相手の理解するプロセスに沿った順序でものごとが書かれている文書のこと」である。そしてある程度の考え方や方法を知ることで、わかりやすい文書が書けるとのこと。本書では、どのようにして書き手の伝えたいことを明快な論理構造に落とし込めるようにするのか、さらには読み手を引きつけるような文書を書くためにはどんな順番で書いていけばいいのか、を一つひとつ丁寧に書いてくれている。
論旨の明確化
そのために自分の主張をピラミッドストラクチャーに組み込む。ピラミッドストラクチャーとは、頂点に自分の言いたいことを書き、その考えを支えるいくつかの根拠が下にあるといった構図である。
で、自分の考えをピラミッドに組み込むためには下記4要素を考えていけばいいのだ。
まず、自分の言いたいこと（テーマ）を絞る。たくさん言いたいことはあるだろうけど、ひとつにまとめなければならない。
テーマが決まったら、次にテーマを考えるに至ったS：状況 とC：複雑化 を見つける。そうすると自然にQ：疑問 が湧いてきて、それにA：答え るのだ。
あとは、言いたいこと（答え）を支えるキーラインを考えていけばいいのだ。
論理構造のチェック
ピラミッドを作って自分の考えを当てはめていった後にすることは、ピラミッドのつながりがちゃんと成り立っているかのチェックをして欲しい。
具体的には、まず縦の関係を見る。言いたいことの根拠がうまいこと言えているか。逆に、言いたいことはキーラインの要約にきちんとなっているのか？（Q&A形式になっている？、グループ内の要約はできているのか？）
ここで一番気をつけなければならないことが、要約した部分が「白紙の主張」になっていないかどうか。たとえば、「グローバル化するぞ」ってのが白紙の主張。中身が全くないよね。グローバル化する前と後で具体的に何が違うのかを説明できない。そうならないために、次のことに気をつけよう。具体的かどうか？行動の階層化？？直接的に要約されているかどうか？白紙の主張かどうかの判断は、自分がその指示をされた時に行動として移しやすいのかどうかという点である。
それから横関係もしっかり見る。根拠としてあげているカテゴリーの分類が変になってないかどうかをちゃんとチェックする必要があるのです。
魅きつける導入部の作成
自分の考えをピラミッド構造に当てはめ、関係性に不備がないかを確認できたら、次にするべきことは、人を文書に引きつけるための導入部分を考えることだ。この部分を省略してしまう文書が世の中には非常に多く存在しているらしく、それが原因で文書がパニックを起こすことが多々あるみたい。
人を魅きつけるためには、ストーリー形式になった導入部を作成する必要がある。
まず、「時間」「場所」を設定して、人々を別の世界へと誘います。それから過去の出来事、みんなが知っていることを書きます。過去の出来事と言いたいことの切り分けは事前にしておく必要があります。あとは、それぞれS、C、Q、Aを埋めていけばいいだけです。
もし、自分の書きたいことが以下に挙げる4つのパターンに当てはまるならば、まるまるパクっちゃってもいい。
文章に落とし込む
自分の考えをピラミッドに埋め込み、論理展開もチェックした上で、読み手を引きつける導入部分も考えられたら、あとは文書の形に表現するだけ。これまでの工程を丁寧に行っていれば、そこまで難しい作業とならない。
Tipsを挙げるとするならば、言いたいことが目につきやすいように、構造を強調してあげたり、グループ間の移行を助ける調の文字を探してあげることくらいか。
イメージを創り出し、言葉にコピーするという意識で文章にして欲しい。
言いたいことを決め、その言いたいことをピラミッドストラクチャーに落とし込む。それぞれの関係性をただした後で、導入部分をストーリー形式になるように作る。これらの工程を改めて読み手に伝わりやすいように体裁を整えることで、わかりやすい文章を書くのが苦手なあなたもきっとわかりやすい文章が書けるようになるはずです。
あとは地道な積み重ねかな。
